XFIR e QUI RIFIUTI: La Nuova Era della Tracciabilità Digitale dei Rifiuti
L’introduzione dell’XFIR (Formulario di Identificazione dei Rifiuti in formato digitale) segna un punto di svolta fondamentale per la gestione ambientale in Italia. Non si tratta solo di una semplificazione burocratica, ma di una vera e propria trasformazione digitale del documento che accompagna i rifiuti dal luogo di produzione all’impianto di trattamento. A partire dal 13 febbraio 2026 è iniziata la sperimentazione, il sistema inizierà a sostituire gradualmente il supporto cartaceo con quello digitale, puntando a una tracciabilità in tempo reale monitorata tramite il sistema Rentry in via definitiva dal 15 settembre 2026.
Che cos’è l’XFIR e perché è fondamentale?
In sostanza, l’XFIR è l’evoluzione digitale del FIR tradizionale. Mentre in passato i trasporti erano accompagnati da moduli cartacei, il nuovo sistema prevede che il documento valido a tutti gli effetti sia quello digitale, lasciando al supporto fisico solo il ruolo di eventuale “copia di cortesia”. L’obiettivo è monitorare meglio i flussi, specialmente dei rifiuti pericolosi, passando da elaborazioni dati annuali (come il MUD) a un’osservazione quasi puntuale e in tempo reale del fenomeno.
Ma prima di tutto facciamo chiarezza su “chi è obbligato a fare cosa”:
| Soggetti interessati all’introduzione degli XFIR dal 15/09/2026 | Gestione dei formulari |
|---|---|
| Produttori iscritti al RENTRI che generano rifiuti da attività industriali, artigianali o da attività di trattamento, con più di 10 dipendenti | XFIR obbligatorio sia per rifiuti pericolosi che non pericolosi |
| Produttori iscritti al RENTRI che generano rifiuti da attività industriali, artigianali o da attività di trattamento con meno di 10 dipendenti o produttori di rifiuti iscritti al RENTRI nei settori agricolo, costruzioni e demolizioni, commercio, servizi e sanitario | XFIR obbligatorio per rifiuti pericolosi, facoltativo per i non pericolosi |
| Produttori non iscritti al RENTRI di rifiuti non pericolosi | Possono continuare con il cartaceo |
Per approfondire la normativa riportiamo di seguito la videointervista con un consulente ambientale, nel quale lo staff di Qui Rifiuti cerca di porre le principali domande per chiarire lo scenario (N.B: (Rifiuti Guru è il “fratello maggiore” per aziende con più di 5 unità locali):
La visione di Qui Rifiuti della gestione dei formulari digitali XFIR
Diamo una occhiata dall’alto, per poi entrare nel dettaglio. Qui Rifiuti ha definito un approccio che suddivide, con una logica ben precisa, il ciclo di vita di un XFIR:
- Vidimazione virtuale: Il produttore deve vidimare digitalmente il documento tramite il portale Rentry.
- Condivisione: Ogni attore della filiera può richiamare il formulario tramite il suo numero identificativo per completare le parti di propria competenza.
- Firma Digitale: Prima dell’inizio del trasporto, produttore e trasportatore devono apporre le firme digitali. Una volta firmato, l’XFIR non è più modificabile, se non per eventi eccezionali durante il tragitto.
- Chiusura: All’arrivo nell’impianto, vengono registrati peso e ora di accettazione, e il formulario viene chiuso digitalmente con restituzione dell’informazione.
Tutte queste operazioni sono gestite senza dover passare dal portale RENTRI: La prima parte, esattamente come è sempre stato fatto dal portale Qui Rifiuti fino alla vidimazione digitale, così come la novità della condivisione, mentre la firma deve essere fatta tramite una App mobile (piattaforma Android o Apple), obbligatoria in quanto associata ad un utente specifico censito sul portale RENTRI a cui viene rilasciato un PIN che deve essere impostato la prima volta di accesso all’App.
Ma andiamo con ordine.
Gestire l’XFIR con il portale di QUI RIFIUTI
Per semplificare questo processo, il portale QUI RIFIUTI offre una dashboard intuitiva per creare e gestire i formulari e i dispositivi mobili abilitati alla firma. Attraverso la piattaforma, è possibile:
- Creare nuovi formulari vidimarli e accedere a tutte le informazioni operative.
- Trasformare i documenti in XFIR: il sistema permette di verificare i dati inseriti durante la compilazione per evitare errori o mancanze prima dell’emissione ufficiale.
- Eseguire operazioni rapide: una volta emesso (contrassegnato da una spunta verde), il sistema permette il download, la duplicazione o l’inserimento immediato delle quantità.
Nel video seguente possono essere viste le nuove funzionalità introdotte che consentono la gestione degli XFIR per quello che riguarda il portale:
L’App Mobile di QUI RIFIUTI: operatività sul campo
Una volta generato o condiviso l’XFIR (che sia il produttore o il trasportatore che opera per il produttore non importa), l’App xFIR di QUI RIFIUTI è lo strumento pensato per chi opera direttamente sul territorio che permette di applicare le firme e di proseguire il flusso operativo. Ad essa è possibile l’accesso tramite credenziali o codice fiscale aziendale. Per rendere l’app operativa al primo accesso, è necessario seguire alcuni passaggi di configurazione:
- Creazione profilo: Si inseriscono i dati dell’operatore (nome, cognome, CF).
- Selezione Unità Locale: L’operatore sceglie l’unità per cui operare (può essere abilitato a più unità) .
- Abbinamento Dispositivo: Tramite il portale Rentry si genera un QR Code che, una volta scansionato dall’app, associa il dispositivo e genera un PIN Rentry univoco.
Operativamente l’App permette la visualizzazione dei formulari digitali, di firmarli e l’inserimento delle quantità iniziali direttamente sul campo, funzione necessaria per i trasportatori, ma anche per i produttori in fase di spedizione.
Da questo momento il produttore ha 10 giorni di tempo per inviare al RENTRI il formulario che contiene rifiuti pericolosi, così come viene fatto con cadenza almeno mensile per i registri. Per dovere di cronaca, il destinatario avrà 2 giorni di tempo per restituire la trasmissione ai soggetti interessati (produttore, trasportatore ed eventuale intermediario). Se i rifiuti NON pericolosi sono trasportati con un XFIR non è obbligatorio l’invio al RENTRI con le tempistiche sopra descritte.
Versioni delle App ed eventuali costi
Esistono due versioni di App Mobile, una basica che serve per l’operatività, ad esempio, dei produttori, consentendo di firmare XFIR e di inserire dati base per l’invio nel caso non fossero già inseriti nel XFIR perché, prodotto dal trasportatore.
La seconda versione, più completa, permette di effettuare tutto il ciclo del formulario, dalla creazione, per passare alla vidimazione ed alla firma, per coloro che devono realmente operare in mobilità (come i trasportatori).
Ogni licenza di Qui Rifiuti Pro da diritto ad una App mobile del primo tipo, consentendo l’accesso ad un solo operatore, anche per tutte le unità locali. Eventuali ulteriori app, nel caso si voglia abilitare un numero di operatori ulteriori ha un costo/annuo di 4,99 € direttamente sull’App Store.
La versione più equipaggiata, invece ha un costo/anno di 9,99 € sempre da acquistare on line.
Consigli per evitare errori
La digitalizzazione riduce il rischio di smarrimento, ma richiede massima attenzione nella fase di inserimento dati. Poiché tutti i soggetti della filiera sono responsabili in solido per eventuali errori, è fondamentale non ridursi all’ultimo minuto. La verifica di codici CER, anagrafiche e autorizzazioni deve essere un’attività fatta a monte come parte della conformità normativa aziendale.
Facciamo altresì presente che eventuali modifiche sono apportabili ad un XFIR solamente prima che questo sia firmato, una volte apportate le firme il RENTRI non permette di modificare un XFIR. Eventuali modifiche pre-firma, possono essere apportate solamente dal soggetto vidimatore, quindi il produttore o il trasportatore se è stato lui ad emetterlo.
L’obiettivo di QUI RIFIUTI è proprio quello di trasformare la compilazione del FIR in una mera revisione veloce e attenta prima dell’apposizione della firma digitale, garantendo sicurezza e precisione .
Consiglio bonus:
E’ difficile e dispendioso, lo sappiamo, ma quando ci sono novità normative, non ci sono altre strade se non informarsi per adeguarsi… anche noi lo facciamo quotidianamente nel nostro ruolo di consulenti, ma la gestione dei rifiuti è parte integrante del lavoro di ogni azienda. Non ci sono scorciatoie, con questo articolo speriamo di avervi dato una panoramica, noi siamo disponibili per ulteriori chiarimenti, ma se volete approfondire, al seguente link trovate altri contenuti interessanti sul nuovo metodo di lavoro introdotto con il RENTRI:
