Conservazione e Tenuta Digitale con RENTRI: Guida per la Tua Azienda

L’introduzione di R.E.N.T.Ri (Registro Elettronico Nazionale sulla Tracciabilità dei Rifiuti) sta portando un cambiamento significativo nella gestione, tenuta e conservazione del Registro Cronologico dei rifiuti e di tutti i documenti correlati ai rifiuti. Oggi approfondiremo un tema che non è stato molto trattato in fase di avvio del RENTRI, ma rientra a pieno diritto tra gli aspetti da gestire nel processo di digitalizzazione del RENTRI: LA CONSERVAZIONE.

Chi è Coinvolto e Cosa Cambia con RENTRI?

Il RENTRI rende obbligatoria per gli enti coinvolti nella gestione dei rifiuti la registrazione di tutte le operazioni in modalità digitale. Le aziende interessate includono i Produttori iniziali di rifiuti pericolosi e le imprese che si occupano di gestione, trasporto o smaltimento di rifiuti, sia pericolosi che non pericolosi, oltre a enti e imprese coinvolti in operazioni di recupero o smaltimento]. Tutti questi soggetti devono iscriversi al RENTRI per garantire la corretta registrazione delle operazioni nel rispetto della legge ed evitare sanzioni.

• La tracciabilità su RENTRI è supportata da un Registro Cronologico Digitale, che sostituisce la gestione cartacea tradizionale.
• Il Registro di Carico e Scarico dei rifiuti diventa un documento informatico a tutti gli effetti. Ciò implica che:
  • Non può più essere gestito in modalità cartacea, e qualsiasi stampa dei movimenti non ha più alcun valore legale in sede di ispezione.
  • Deve essere gestito e conservato esclusivamente in formato digitale, in accordo con le normative vigenti per i documenti elettronici.
• Dal 2026, gli obblighi relativi a Tenuta e Conservazione digitale saranno applicati anche al FIR (Formulario Identificazione Rifiuti).

La Conservazione Digitale a Norma: Requisiti e Obblighi

La Conservazione digitale a norma garantisce nel tempo l’accessibilità, l’utilizzabilità, l’integrità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti digitali. Questo processo è regolato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), che stabilisce le modalità operative, le specifiche tecniche e i modelli organizzativi da seguire.

La normativa digitale, insieme alla normativa RENTRI, stabilisce che il Registro Cronologico, in quanto documento informatico, debba essere conservato secondo procedure specifiche che assicurino:

• Autenticità e integrità: i documenti devono essere conservati in modo da non poter essere alterati o modificati.
• Immodificabilità: una volta creato e registrato, il documento deve essere protetto da ogni tentativo di manipolazione.
• Accessibilità e leggibilità: i registri devono essere archiviati in formati che ne garantiscano la fruibilità nel tempo, anche in caso di cambiamenti tecnologici futuri.

In linea con il CAD, i documenti informatici devono essere conservati presso sistemi di Conservazione accreditati AgID, che assicurano che i documenti siano mantenuti in conformità con gli standard di sicurezza, protezione e accessibilità previsti dalla legge.

Gli operatori sono tenuti a:

• Avviare la Conservazione a norma, assicurando che i documenti siano sottoposti a un processo di Conservazione conforme alle normative vigenti.
• Rivolgersi a fornitori certificati per i servizi di Conservazione, analogamente a quanto avviene per la Conservazione delle fatture elettroniche.

La Conservazione deve essere operata almeno una volta all’anno, come avviene per i documenti elettronici di tipo contabile.

Conservare Digitalmente NON significa salvare i file PDF dei FIR o del registro!

Tempistiche e Distinzione tra Trasmissione e Conservazione

Le tempistiche per la Conservazione dei Registri Digitali sono stabilite dall’articolo 190 del Decreto Legislativo 152/2006, e la responsabilità di conservare i documenti per il periodo previsto dalla legge ricade sull’operatore.

Le diverse tempistiche coinvolte nella gestione del Registro di Carico e Scarico includono:

• Tempistiche per le annotazioni: le annotazioni sul Registro Cronologico locale devono essere effettuate entro i termini stabiliti dall’Art. 190 del D.Lgs. 152/2006 (entro 10 giorni lavorativi per i produttori iniziali).
• Tempistiche per il trasferimento al RENTRI: i dati relativi ai movimenti annotati sul Registro Cronologico devono essere trasferiti al RENTRI secondo quanto stabilito dall’Art. 15 comma 2 del DM 59/2023 (entro il mese successivo all’iscrizione sul registro)
• Tempistiche per la Conservazione del Registro: il documento elettronico del Registro Cronologico deve essere trasferito al sistema di Conservazione almeno una volta all’anno, secondo le norme civilistiche applicabili a tutti i registri tenuti a fini amministrativi.

È fondamentale mantenere una chiara distinzione: i movimenti devono essere registrati localmente e successivamente trasmessi al RENTRI, mentre il Registro Cronologico digitale nel suo complesso deve essere posto in Conservazione secondo le tempistiche stabilite.

Se voglio gestire il registro ed i formulari con il portale RENTRI, è possibile anche usufruire di un servizio di conservazione?

No. È importante sottolineare che il RENTRI non fornisce direttamente servizi di Conservazione digitale; pertanto, gli operatori devono affidarsi a fornitori esterni per garantire la conformità alla normativa.